Etykieta biznesu w Kraju Kwitnącej Wiśni

Jedną z cech kultury japońskiej jest wyjątkowy szacunek do natury i zakorzenionych w przeszłości zwyczajów. Dla Europejczyka lub innego obcokrajowca zachowanie przeciętnego Japończyka może wydawać się delikatnie rzecz ujmując specyficzne, by nie powiedzieć dziwne. Jednak czy to w Europie czy nawet w Stanach Zjednoczonych, można dostrzec pewne podobieństwa w relacjach biznesowych prowadzonych z Japończykami. Podobnie jak w każdej innej kulturze i nacji – podstawy dobrego wychowania i nienaganne maniery połączone z ogromnym szacunkiem ułatwią wiele transakcji biznesowych. Co ciekawe – wiele zasad biznesowych jest głęboko zakorzenionych w tradycji japońskiej.

W Kraju Kwitnącej Wiśni prym wiedzie szacunek dla hierarchii oraz podporządkowania. Często dla przedsiębiorców z innych krajów pewne zwyczaje są nieistotne, jednak warto się im przyjrzeć bliżej, bo dla osób, z którymi zamierzasz prowadzić biznes są one bardzo ważne. Etykieta i protokół dyplomatyczny to dla Japończyków cechy nader istotne. Ma to także odniesienie do ich międzynarodowych partnerów w biznesie. Zdarza się, że Japończycy są tolerancyjni względem obcokrajowców, ale pod warunkiem, że ci wspomniani zachowują się w stosunku do nich z szacunkiem i przejawiają chęci bliższego zapoznania się z kulturą japońską. Nie rzadkim jest fakt, że gospodarz prowadzący spotkanie może nam udzielić rad i wielu podpowiedzi.

Japoński ubiór

Podczas wszelakich kontaktów biznesowych, nie powinno się podchodzić zbyt luźno do tego tematu i przychodzić na nie w swobodnym stroju, który bardzo często jest źle odbierany przez Japończyków. Rzeczą normalną jest, że podczas jakichś wydarzeń sportowych, swobodny strój jest odpowiedni i wskazany. Natomiast sytuacja, w której dana osoba znacząco wyróżnia się strojem w całej grupie, jest przeważnie niekomfortowa i bardzo kłopotliwa. Drugą równie stresującą dla Japończyków sytuacją jest przypadek, gdy pewna osoba przychodzi na spotkanie biznesowe ubrana zbyt przesadnie i nienaturalnie elegancko w stosunku do konkretnej sytuacji. Innymi słowy, warto się kierować zasadą: często mniej znaczy lepiej i więcej. Oczywistym jest, że w każdej sytuacji należy zachować się jak dżentelmen. Z pewnością aroganckie i niegrzeczne zachowanie nie jest cechą dominującą u japońskich biznesmenów.

Wiele sygnałów i zachowań może doprowadzić do utraty szacunku, wiarygodności, autorytetu a przede wszystkim poważania przez drugą osobę w relacji biznesowej. Oczywistym jest, że na spotkanie z Japończykami nie nakładamy „krzykliwej”  odzieży, ale też nie wskazane jest używanie długopisów w jaskrawym kolorze, w szczególności tych z czerwony atramentem. Najlepszym rozwiązaniem będzie klasyczny i zwykły długopis z czarnym bądź niebieskim atramentem.

Japońskie przywitanie

Kiedy dojdzie do pierwszego spotkania z japońskim gospodarzem, bardzo ważne jest, aby okazać szacunek dla japońskiej tradycji i kultury. Nie należy się zachowywać w tej kwestii jak ignorant, nie przykładający wagi do tego tematu. Dobrze by było, gdybyśmy jako pierwsi wykonali gest ukłonu, przy czym niezbyt stosowne jest zainicjowanie uścisku dłoni. Istotnym jest, aby pamiętać o tych zasadach i chętnie je zademonstrować naszemu japońskiemu rozmówcy.

Hierarchia przy stole

Jak przy każdym spotkaniu biznesowym, nadchodzi moment, że trzeba usiąść i przedstawić sobie partnerów w biznesie. W przypadku Japończyków należy cierpliwie zaczekać aż gospodarz spotkania przydzieli nam miejsce przy stole. Jest to bardzo ważne, ponieważ konkretne miejsca przy stole konferencyjnym odzwierciedlają status danych osób. Najczęściej najważniejsza z osoba w hierarchii zajmuje główne miejsce u szczytu stołu, zaś współpracownicy tej osoby, najczęściej o niższej pozycji zawodowej w firmie, zajmują miejsca po obu stronach tej osoby. Generalnie zasada jest następująca: im wyższa ranga w firmie tym bliżej przy stole siedzimy towarzysząc najważniejszej osobie przy stole – im niższa ranga tym dalej siedzimy przy stole od tej osoby.

Kolejną ważną zasadą jest fakt, że nie siadamy do stołu jako pierwsi. W tym momencie nie musimy czekać na jakąś konkretną komendę, po prostu obserwujemy swoich japońskich gospodarzy i jeśli żaden z nich nie siada, to nie wyrywamy się w przedbiegach i nie zajmujemy jeszcze miejsca przy stole. Wspomniana zasada odnosi się również do innych czynności wykonywanych przy stole konferencyjnym, które zazwyczaj występują podczas spotkania, czyli min. zabieranie głosu, jedzenie picie. Należy wrazić szacunek i uznanie dla japońskiego gospodarza spotkania biznesowego w wysiłek jaki włożył aby uskutecznić to spotkanie. Jest to dobrze postrzegane, bo wykazujemy wtedy zainteresowanie samym spotkaniem. Tworzenie notatek czy powtarzanie zdań, mogą odnieść podobny skutek.

Prezenty

Wręczenie upominku japońskim partnerom biznesowym nie jest postrzegane jako faux pas, z drugiej strony nie jest też conditio sine qua non każdego spotkania. Z pewnością jednak zaprocentuje naszą korzyść. W przypadku, gdy już otrzymamy podarunek od gospodarza należy za niego okazać wdzięczność i złożyć podziękowania wszystkim, którzy się przyczynili do jego powstania. Jeżeli otrzymany podarunek jest zapakowany to rozpakowujemy go dopiero po opuszczeniu spotkania.

Wzajemne oddziaływanie na siebie jednostek społecznych

To na co się kładzie główny nacisk w relacjach biznesowych w Japonii, to  ukierunkowanie na relacje osobiste. Zwyczaj ten jest szeroko rozpropagowany w bardzo szeroko pojętej kulturze Japonii a szczególnie w świecie interesów. Najlepiej ten trend prezentuje stworzone przez Japończyków hasło: „pracy na całe życie”, z którego bardzo chętnie korzystają wszelakie japońskie korporacje. W dużym skrócie i uproszczeniu oznacza ono, że każdy pracownik zatrudniony w firmie z założenia zatrudniony jest w danej firmie do ukończenia swojej osobistej kariery zawodowej. Dobre relacje biznesowe to ważny element japońskiej etykiety biznesowej, za które z kolei odpowiadają interakcje społeczne. Biznesmen obcokrajowiec pragnący zaufania japońskich partnerów biznesowych, powinien się z nimi zapoznać i ich przestrzegać.

A co po pracy?

Dla wielu Japończyków ciężko pracujących w ciągu dnia w firmach lub korporacjach bardzo rozpowszechnioną formą relaksu jest wyjście na drinka do pubu, wizyta w restauracji lub wieczór spędzony przy karaoke. Jeżeli zdarzy się, że po spotkaniu biznesowym otrzymamy takie zaproszenie, powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby pojawić się na takim spotkaniu. Z kolei spożywanie alkoholu to jeden z wielu składowych kultury japońskiej i jest dość częstymi popularny sposobem na rozluźnienie się po stresującym dniu w pracy. Jeśli pozostali uczestnicy takiego spotkania piją, także należy pić z nimi. Spotkania poza miejscem pracy są bardzo istotne, ponieważ w przyszłości mogą zaowocować powiększeniem listy „kontaktów” służbowych i biznesowych, a co jest bardzo istotne w tej przyszłości stricte biznesowo-zawodowej.

Jeśli alkohol pojawia się podczas spotkań towarzyskich, to należy pamiętać o jednej zasadzie: po pierwszego drinka sięgamy dopiero po pierwszym toaście. W złym guście jest także nalewanie sobie samemu napoju, wypada zaczekać do momentu, w którym któraś z osób zapełni nasz kieliszek. Niedopuszczalne jest spożywanie alkoholu bezpośrednio z puszki lub butelki. Zanim rozpoczniemy picie napojów alkoholowych poprośmy o szklankę. Nie odczuwajmy z tego powodu presji, jak to w zwyczaju ma znaczna większość Japończyków. Jeśli chcemy zasygnalizować zakończenie picia, powinniśmy użyć takich sformułowań jak: „sumimasen” lub „kekko disu” (odpowiednio “przepraszam” i “już dziękuję”). W japońskiej kulturze lub etykiecie biznesu wyrażenia te są zrozumiałe i przejrzyste dla wszystkich uczestników takiego spotkania towarzyskiego po negocjacjach biznesowych.

Kto płaci rachunek?

Jednym z wielu zwyczajów biznesowych w Japonii, jest sytuacja, aby klient nie był osobą, która ureguluje rachunek w restauracji. Zazwyczaj to gospodarz sięga po rachunek i opłaca należność. Jednak mimo to, w dobrym tonie jest chociażby wykazanie chęci do podjęcia zapłaty za posiłek. Obnoszenie się z pieniędzmi w Japonii nie jest powszechnym zwyczajem.

Kultura osobista przy stole

Normą u Japończyków przyjętą przeważnie jako zwyczaj biznesowy to siorbanie podczas spożywania zupy lub makaronu – jest to przyjęte jako oznaka zadowolenia. Jeśli nie odczuwamy dyskomfortu to możemy siorbać przy stole do woli. Ważną zasadą w kwestii jedzenia jest wymóg jedzenia pałeczkami.

Odmowa

Bardzo istotnym w japońskim biznesie jest kształtowanie i utrzymanie dobrego wizerunku. Najczęściej można to zauważyć w sytuacji, gdy japoński rozmówca zwleka ze stanowczym powiedzeniem słowa „nie” lub gdy musi odrzucić jakieś zaproszenie. Japończycy są przekonani, że bezpośrednia odmowa może zrujnować ich wizerunek. W związku z czym są mistrzami sugestii. Zapewne obcokrajowcowi będzie bardzo trudno zinterpretować taką formę komunikowania się. Zazwyczaj jeśli japoński skwituje naszą prośbę słowami: „Przemyślę to”, będzie to równoznaczne z odmową. Jakkolwiek trudno to zrozumieć, powinno się zaakceptować taką formę komunikacji.

Japońska etykieta – podsumowanie

• Jeśli to twoja pierwsza wizyta w Japonii w sprawach biznesowych, to dobrze by było, gdybyś stworzył jak najlepsze pierwsze wrażenie na innych i miał „chłonny umysł i otwarte oczy”.
• Można umówić się bezpośrednio na spotkanie biznesowe, jednak sprawy będą miały szybszy obrót, jeśli ktoś nas przedstawi.
• Uścisk dłoni, który jest zwyczajową przywitania w naszej zachodniej kulturze, nie zastąpi tradycyjnych zwyczajów. Ukłon to ciągle jedna z podstawowych form przywitania i często wyraża on – pozdrowienie, podziękowanie za jakiś dar, przeprosiny czy po prostu może wyrażać pokorę bądź uniżenie wobec starszego hierarchią.
• Kiedy po raz pierwszy spotykasz się z japońskim biznesmenem w sytuacji formalnej, uścisk dłoni jest dopuszczalny, ale najlepiej, gdyby to biznesmen z Japonii zainicjował tę formę kontaktu.
• Sam ukłon i jego „głębokość” oraz czas trwania zależą od wielu okoliczności (zwyczajowo jest to lekki skłon, czyli pochylenie około 20 stopni, z rękoma wzdłuż tułowia przez czas około 1- 2 sekundy).
• Z kolei głębsze ukłony wykonujemy przy powitaniu ze starszą osobą lub z osobą, wobec której powinniśmy żywić głęboki szacunek. Taki skłon wykonujemy z pochylonym tułowiem do pozycji około 45 stopni i powinien on trwać od 2 do 3 sekund.
• Wymiana wizytówek w Japonii stanowi najważniejszą część w japońskiej etykiecie biznesu. Zalecane by było, żeby druga strona naszej firmowej wizytówki była wydrukowana w języku japońskim (oczywiście imię i nazwisko w katakanie).
• Kiedy wymieniamy się wizytówkami z japońskim biznesmenem, wskazane jest aby podać swoje nazwisko i ewentualnie nazwę firmy, którą reprezentujemy.
• Sam proces i przebieg dawania jak i otrzymywania wizytówek powinien przebiegać łagodnie i spokojnie w towarzystwie lekkich ukłonów z każdą osobą po kolei.
• Jeśli już przyjmiemy wizytówkę, to należy ją położyć na stole przed sobą, podczas całego spotkania i negocjacji. Po zakończonym spotkaniu należy ją starannie umieści w swoim wizytowniku.
• To czego należy unikać podczas spotkania biznesowego to ubrania w jaskrawych kolorach, odważnych czy wystawnych kreacji lub biżuterii, gdyż taka osoba może być odbierana jako nie do końca poważny partner biznesowy.
• To co w japońskich przedsiębiorstwach wysuwa się na pierwszy plan to hierarchia i struktury, dlatego tak ważne jest okazywanie uznania i szacunku przełożonym.
• W Japonii punktem wyjściowym, który zostaje założony z góry jest fakt, że strony, które przystępują do negocjacji biznesowych postępują honorowo i angażują się w tworzenie dobrych wzajemnych relacji i kontaktów.
• Wzajemne obdarowywanie się podarunkami to jeden z podstawowych sposobów, aby zainteresować drugą stronę jakimś produktem bądź sprawą. Jeśli chodzi o Japonię to okazją do tego są okresy:

W lecie „ochugen” (czyli koniec czerwca i początek lipca) oraz w zimie „oseino” (czyli w grudniu). Rolę upominków mogą pełnić: standardowe i najbardziej popularne słodycze, różne artykuły spożywcze, rozmaite bony towarowe czy po prostu piwo. Jest tylko jeden warunek – upominków tych nie wręczamy osobiście. Najczęściej są dostarczane poprzez sklep, w którym zostały zakupione.

• Poczta elektroniczna to najczęściej jeden z głównych środków komunikacji i łączności z japońskimi partnerami biznesowymi, ale dopiero i wyłącznie po nawiązaniu współpracy.

Prowadzenie interesów z japońskimi biznesmenami nie jest prostą sprawą. Samo stosowanie się do udzielonych porad jest niewystarczające, dlatego przy kontaktach biznesowych z Japończykami należy stale poszerzać swoją wiedzę o kulturze Japonii i akceptować jej odmienność i wyjątkowość.

Japońskie ciekawostki

• W czasie konferencji Japończycy segregują wizytówki wedle tego w jakiej kolejności przy stole siedzą partnerzy biznesowi.
• Niedopuszczalne jest żucie gumy podczas spotkania lub brak punktualności.
• Czapkę i płaszcz zdejmujemy przed wejściem do firmy.
• W samochodzie za kierowcą sadzamy szefa lub najważniejszą osobę na spotkaniu.
• Japońska etykieta nie wymaga szczególnego traktowania kobiet.
• Nie prowadzimy rozmów telefonicznych w metrze.
• Nie wpychamy się do kolejki w sklepie.
• Zdejmujemy buty przed wejściem do domu.
• Przeliczanie reszty w sklepie lub restauracji jest nieuprzejme.
• W Japonii nie ma zwyczaju dawania napiwków, rachunki płacimy przy wyjściu z restauracji w kasie a nie u kelnera.